Enregistrer un paiement externe
Enregistrez un paiement reçu en dehors de Stripe ou GoCardless (virement, chèque, espèces). La facture est générée automatiquement sans déclencher de prélèvement.
Quand utiliser le paiement externe ?
Le paiement externe est utile lorsque vous recevez un règlement en dehors des passerelles de paiement intégrées (Stripe, GoCardless). Cas courants :
- Virement bancaire : le client vous envoie un virement et vous souhaitez enregistrer le paiement et générer la facture.
- Chèque : vous avez reçu un chèque et souhaitez le comptabiliser.
- Espèces : pour les ventes en personne.
- Autre moyen : tout règlement reçu hors ligne que vous souhaitez tracer dans PayFacile.
Comment enregistrer un paiement externe
Suivez ces étapes pour enregistrer un paiement reçu hors ligne :
- Rendez-vous dans Commandes depuis votre tableau de bord.
- Ouvrez la commande concernée (la commande doit exister et être en attente de paiement).
- Cliquez sur Enregistrer un paiement externe.
- Confirmez l’enregistrement.
Le statut de la commande passe automatiquement à Payé.
Ce qui se passe après l’enregistrement
Une fois le paiement externe enregistré :
- Une facture est générée automatiquement avec toutes les informations de la commande (produit, montant, TVA, notes).
- La facture est envoyée par e-mail au client, comme pour un paiement en ligne.
- Aucun prélèvement n’est déclenché : PayFacile ne contacte ni Stripe ni GoCardless. Il s’agit uniquement d’un enregistrement comptable.
- Le paiement apparaît dans la section Paiements avec le type « Externe ».
Bonnes pratiques
Quelques recommandations pour une gestion propre des paiements externes :
- Enregistrez le paiement dès réception pour que vos rapports soient à jour.
- Ajoutez une note dans la commande pour indiquer le moyen de paiement utilisé (ex. : « Virement reçu le 15/03 »).
- Vérifiez que le montant correspond bien au prix du produit et à la TVA applicable.
- Conservez un justificatif du paiement (relevé bancaire, copie du chèque) pour votre comptabilité.
FAQ
Le paiement externe déclenche-t-il un prélèvement sur le compte du client ?
Non. L’enregistrement d’un paiement externe est purement déclaratif. Aucune transaction n’est déclenchée via Stripe ou GoCardless. Vous confirmez simplement avoir reçu le règlement.
La facture générée est-elle identique à une facture classique ?
Oui. La facture contient les mêmes informations (vendeur, client, détail, montants, TVA, numéro de facture). Seul le type de paiement diffère dans les rapports internes.
Puis-je enregistrer un paiement externe pour un abonnement récurrent ?
Le paiement externe est principalement conçu pour les paiements ponctuels. Pour les abonnements, le système de prélèvement automatique via Stripe ou GoCardless est recommandé pour assurer la continuité des renouvellements.
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